Führungstraining

Projekte leiten mit TIPP®

Verhaltensnahes Training der Prozess- und Steuerungskompetenz von Projektmanagern

Werden Projektleiter nach ihrer Arbeitszufriedenheit befragt, erhält man häufig folgende Antworten:

  • Zu hoher Zeitdruck,
  • sehr häufige “Feuerwehreinsätze”,
  • unklare Zielsetzung des Projekts,
  • Widerstand im Projektumfeld und
  • ungenügende Bereitstellung von Ressourcen

verhindern erfolgreiches Projektmanagement.

Abhilfe verspricht man sich durch konsequenten Einsatz von Projektmanagementtools bzw. unterstützenden IT-Lösungen. Die Anwender werden geschult, Pilotprojekte eingepflegt, der Prozess anfangs engagiert und später immer nachlässiger gesteuert und überwacht. Die erhoffte nachhaltige Verbesserung bleibt aus.

Woran liegt das?
  • Projektmanagementtools und IT-Lösungen sind notwendige, aber nicht hinreichende Methoden für erfolgreiches Projektmanagement. Dessen Kompetenzen kann man lernen, aber nicht durch noch so ausgefeilten Methodeneinsatz ersetzen.
  • Viele Trainings zum Thema vermitteln vorwiegend theoretische Hintergrundinformationen. Der Anteil an praktischen Übungen ist gering, der standardisierte Ablauf berücksichtigt kaum die individuellen Teilnehmerbedürfnisse.
  • Die Themenstellung der Trainings spiegelt in unzureichendem Maß den Alltag einer nicht hierarchischen und temporären Führungsaufgabe wider. Übungsprojekte werden als isolierte Elemente eingesetzt.
  • Da die Erkenntnisse aus derartigen Seminaren vielfach als interessant, jedoch zu wenig relevant empfunden werden, leidet die Bereitschaft zu einer differenzierten Transferplanung und -umsetzung: Die Einbindung in den Arbeitsalltag gelingt nicht.


Bessere Voraussetzungen für praxisnahes Training von Projektmanagern mit gesichertem Transfer von Erkenntnissen bietet das nachfolgend vorgestellte Projektmanagementplanspiel.

Ihr Nutzen

  • Know-how-Vermittlung in Theorie und Praxis
  • Kennenlernen und Anwenden konkreter und erprobter Projektmanagement-Tools und Projektmanagement-Techniken
  • Aktive Entwicklung von Handlungskompetenzen in verschiedenen Rollen (Projektleiter, Qualitätsmanager, Mitarbeiter)
  • Transferunterstützung durch Reflexion und Feedback-Schleifen
  • Motivationsschub durch “Selbermachen”
  • Sensibilisierung auf kritische Situationen in Projektabläufen, Übung von Prioritätensetzung und Konfliktlösungs-Kompetenz
  • Individuelles und teamorientiertes Coaching durch den Trainer
  • Auf Kundenbedürfnisse zugeschnittenes Konzept


Erfahrungen

  • Hoher Realitätsbezug
  • Hohe Transferleistung
  • Hohe Motivation und kreative Ergebnisse
  • Hohe Teilnehmerzufriedenheit


TIPP®

Teamorientiertes Interaktives Projektmanagement-Planspiel

1. Allgemeines

In dem verhaltensorientierten Planspiel TIPP® wird mit den Teilnehmern die Arbeit im fiktiven Sprach- und Kulturtraining-Institut Cobatron AG simuliert. Nach Auffassung des Vorstandsgremiums ist für die Cobatron AG jetzt ein günstiger Zeitpunkt gekommen, um sich programmatisch neu aufzustellen. Nach ersten strategischen Überlegungen wird die Entwicklung von Computer-Based-Trainings und anderen innovativen Produkten in den entsprechenden Weiterbildungs- bzw. Trainingsangeboten als notwendig eingeschätzt. Der Vorstand hat beschlossen, dies im Rahmen eines Projektes prüfen zu lassen.

Für die Erstellung eines Konzepts werden in Teilprojekten die notwendigen Arbeitspakete bearbeitet. Im Zuge des gesamten Planspiels werden die typischen Phasen eines Projekts (Definition, Planung, Realisierung und Abschluss) durchlaufen und unterschiedliche Aufgaben bewältigt. Das Ziel der Projektgruppe ist es, ein möglichst umfassendes Konzept sowie eine Kosten-Nutzen-Analyse zu erstellen und diese zum vereinbarten Termin dem Vorstand der Cobatron AG vorzustellen.

Jede Projektphase nimmt etwa einen halben Trainingstag in Anspruch und enthält einen Übungsteil, eine Feedbackrunde und die Vertiefung des aktuell Geschehenen durch kurze Theoriebausteine. In jedem Durchgang besteht das Team aus einem Projektleiter, einem Qualitätsmanager und mehreren Mitarbeitern. Die Funktionen werden nach jedem Durchgang getauscht, so dass jeder Teilnehmer im gesamten Übungsverlauf ein- oder mehrmals eine Führungsfunktion ausüben kann. Gewonnene Erkenntnisse aus vorhergehenden Runden können schon im Training umgesetzt werden.

Geleitet wird das Planspiel durch Trainer, die je nach Erfordernis instruieren, den Übungsverlauf durch Einspielen von besonderen Situationen steuern, als Beobachter tätig sind oder Rollen wahrnehmen, die nicht durch die Teilnehmer dargestellt werden, aber zu einem realistischen Unternehmensalltag gehören. Ferner stehen die Trainer als Coach bzw. Experte den Projektleitern zur Verfügung und sorgen für einen inhaltlich stimmigen Abschluss jeder Projektrunde. So wird vermieden, dass sich Folgefehler in spätere Übungsrunden einschleichen.

Einschließlich theoretischer Vertiefung und Nachbereitung dauert das Programm je nach Teilnehmerzahl und -vorerfahrung zwei bis drei Tage.

2. Die Übungsrunden

Im Vorlauf zu jeder Übungsrunde werden die Funktionen auf die Teilnehmer verteilt und die Ausgangssituation kurz erläutert. Der Projektleiter wird intensiv in die Übungsrunde eingewiesen und erhält sämtliche erforderlichen Unterlagen: Schilderung der Ausgangssituation, Problemstellungen, konkrete Sachaufgaben und Anlagen.

Nachdem sich der Projektleiter mit seinen Aufgaben vertraut gemacht hat, erhält er für die Bearbeitung je nach Übungsrunde bis zu drei Stunden Zeit. Er muss die Vorgehensweise selbst festlegen: eigene Vorbereitung und Tätigkeit, Aufgabenverteilung/Delegation an die Mitarbeiter, Information aller Mitarbeiter etc. Ziel der Übungsrunde ist es, sowohl eine hohe Sachleistung (Auftragserfüllung) als auch eine hohe Arbeitszufriedenheit aller Mitarbeiter zu erreichen.

Die Projektaufgaben sind praxisnah und branchenunabhängig: Festlegung der Projektziele, Neuentwicklung eines Produkts, Entwicklung der Marketingstrategie, Projektplan und Budget, Konzeption des Trainingsprogramms, Vorbereitung und Durchführung der Ergebnispräsentationsfolie etc. Zur Aufgabenbearbeitung sind keine Fachkenntnisse erforderlich. Wünschenswert ist die Beherrschung von Grundlagen des Projektmanagements.
Wo Projekt- oder Berufserfahrung der Teilnehmer nicht ausreichen, werden Anlagen, z. B. Artikel aus Fachzeitschriften o.ä., ausgegeben oder die Trainer geben Hinweise, auf welchem Weg Aufträge erfüllt werden können.

Während der Bearbeitung der Aufträge werden übliche Störungen im Unternehmen des Auftraggebers durch die Seminarleiter eingespielt: Eilaufträge vom Vorstand, Ressourcenprobleme, Kundenwünsche, Spannungen im Team, Störung durch Kollegen u.a. Durch das Einspielen dieser Störungen sind die Projektmanager zusätzlich vor neue Entscheidungssituationen gestellt und müssen beurteilen, welche Priorität sie der neuen Situation geben und wie sie mit ihr umgehen.

3. Die Feedbackrunden

Im Anschluss an die jeweilige Runde folgt ein detailliertes Prozess- und Verhaltensfeedback. Grundlage des Feedbacks sind wichtige Dimensionen des Prozessmanagements: Beschreibung der Aufgabenstellung/Zielfindung, Betreuung durch die Projektleitung, Kosten-Nutzen-Relation, Zielerreichung, Kommunikation und Klima, Einsatz der Projektmanagementtools.

Die Feedbackrunde beginnt mit dem Kommentar der Projektleiter zum Selbstbild. Danach erläutern die jeweiligen Mitarbeiter ihre Bewertung verhaltensnah, so dass sowohl gute als auch schlechte Einschätzungen für alle Beteiligten nachvollziehbar sind.

Dabei wird die Einhaltung vorab vereinbarter Feedbackregeln durch die Trainer und Teilnehmer überwacht. Zum Abschluss geben die Seminarleiter ihre Einschätzung wieder und beleuchten den Prozessverlauf der Übungsrunde. Die Entscheidungen der Projektmanager und ihr Verhalten in der konkreten Situation werden auf Zweckmäßigkeit hin geprüft, Verhaltensalternativen benannt und diskutiert.

4. Der Lerntransfer

Um einen möglichst umfangreichen Lerntransfer bei den Teilnehmern sicherzustellen, realisiert das Planspiel folgende Rahmenbedingungen:

  • TIPP® vermittelt kein abstraktes Wissen, sondern gibt Gelegenheit, sich selbst aus verschiedenen Perspektiven des Prozesses zu erleben: als Projektleiter, als Qualitätsmanager und als Mitarbeiter, der Entscheidungen umzusetzen oder herbeizuführen hat. Durch das breite Spektrum an Planungs- und Managementaufgaben wird so der Gesamtprozess eines Projekts realitätsnah simuliert. Die Bereitschaft der Teilnehmer, aktiv mitzuwirken und für sich Erkenntnisse abzuleiten, ist dadurch sehr hoch.

  • TIPP® propagiert keine bestimmte Projektmanagement-Methode und gibt kein Verhalten vor. Geübt wird vielmehr die konkrete Umsetzung von Managementmethoden wie Zielvereinbarung, Planung, Entscheidung, Delegation, Ergebnis- und Terminkontrolle und Unterstützung. Alle Trainingsfelder ergeben sich aus dem jeweiligen Prozess heraus. Sowohl Erfolg als auch Misserfolg bei der Projektbearbeitung kommen vor und werden in der Prozessanalyse geklärt. Auf die jeweilige Situation und das Feedback angepasste Theorie-Inputs vertiefen das Verständnis. Es entsteht zusätzliche Motivation, Erkenntnisse für die eigene Tätigkeit abzuleiten.

  • Nach jeder Feedbackrunde notieren die Teilnehmer die konkreten Erkenntnisse, die sie gesammelt haben, und leiten hieraus ab, was sie zukünftig bei der Projektleitung beachten bzw. realisieren wollen. Diese Erkenntnisse und Aktivitätenpläne können der Gesamtgruppe bekannt gegeben werden, so dass jeder Teilnehmer Gelegenheit hat, Anregungen auch von anderen Gruppenmitgliedern zusätzlich aufzunehmen.

Zum Seminarschluss stellt jeder Teilnehmer seinen Aktivitätenplan zusammen. Darin wird dokumentiert, was genau er in welcher Abfolge tun wird, um die Seminarerkenntnisse im beruflichen Alltag zu nutzen, und welche weitergehende Unterstützung er u.U. benötigt. Im Anschluss daran können jeweils bis zu drei Teilnehmer sogenannte “Transferpatenschaften” vereinbaren. Den so gebildeten Kleingruppen wird Gelegenheit gegeben, ihre Aktivitätenpläne zu überprüfen und die Form der gegenseitigen Unterstützung festzulegen. Um den Grad der Verbindlichkeit zu steigern, können auch diese Arbeitsergebnisse der Gesamtgruppe präsentiert werden.

Wirksame Transferunterstützung kann darüber hinaus realisiert werden, indem die Teilnehmer ihre Aktivitätenpläne mit ihren jeweiligen Vorgesetzten besprechen und daraus konkrete Zielvereinbarungen ableiten. Weiterhin ist es möglich, interne Transferhelfer einzubinden, zum Beispiel Mitarbeiter aus der Personalentwicklung.

Durch bedarfsgerechte Variation der Inhalte, Zeiten und Störeinflüsse ist TIPP® sowohl für Teilnehmer mit geringer Projekterfahrung als auch für gestandene Projektmanager attraktiv.

Die intensive Erfahrung, wie entscheidend Projekterfolg von soft factors abhängt – klare Zielbildung, Prioritäten-, Zeit- und Konfliktmanagement, Führung und Zusammenarbeit im Team –, motiviert die Teilnehmer zum Transfer in den Arbeitsalltag und wirkt sich direkt auf effizientere Projektarbeit aus.

5. Referenzen

  • Großer Pharmakonzern
  • Non-profit Unternehmen
  • Große Versicherungsunternehmen
  • Banken
  • Immobilienfirmen
  • Handwerk


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